Politique relative aux données
Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.
Le cabinet LEXCEL AVOCAT met en œuvre un traitement de données à caractère personnel regroupant les données de ses clients et contacts.
Le RGPD prévoit que les personnes concernées soient informées de leurs droits.
Principes généraux et engagement
Aucun traitement n’est mis en œuvre par le cabinet LEXCEL AVOCAT concernant des données de clients et contacts s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour nos services, ou traitées en relation avec nos services, et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.
Tout nouveau traitement, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des clients et contacts par le biais d’une modification de la présente politique.
Types de données collectées
Identification : nom, prénom, civilité, fonction
Coordonnées : Téléphone, adresse e-mail, adresse postale,
Photo lorsque vous nous accordez ce droit
Vie professionnelle
Vie personnelle (familiale ou patrimoniale) lorsque cela est nécessaire dans le cadre du traitement d’un dossier
Données bancaires, si nécessaires
Origines des données
Le Cabinet LEXCEL AVOCAT collecte les données de ses clients et de ses contacts à partir de :
– données fournies par le client dans le cadre d’un dossier confié au Cabinet
– cartes de visite ;
– fiches ou formulaires électroniques remplis par le client
– inscription à des évènements organisés par le Cabinet ;
– listes communiquées par les organisateurs d’évènements ou de conférences auxquelles nous participons ;
– échanges via les réseaux sociaux.
Finalités du traitement
Selon les cas, le cabinet LEXCEL AVOCAT traite vos données pour les finalités suivantes :
– traitement des dossiers confiés au Cabinet ;
– gestion de la relation client ;
– gestion des événements organisés par le cabinet LEXCEL AVOCAT ;
– envoi de newsletters ou fils d’informations ;
– réponses aux questions qui nous sont posées ;
– envoi de vœux et autres félicitations ;
– amélioration de nos services ;
– réponses à nos obligations administratives ;
Base légale
Les finalités de traitement présentées ci-dessus reposent sur les conditions de licéité suivantes :
Clients : Exécution précontractuelle ou contractuelle
Contacts : Intérêt légitime et lorsque la loi le requiert, consentement
Destinataires des données
Le cabinet LEXCEL AVOCAT s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés.
Destinataires internes :
Avocats
Personnel non avocat
Stagiaires
Direction informatique
Destinataires externes :
Prestataires ou services support (ex service de traduction, prestataire informatique, reprographie, etc.)
Administration judiciaire, auxiliaires de justice, confrères, experts, mandataires, huissiers, enquêteurs, etc.
Instances ordinales
Administration
Durée de conservation
La durée de conservation des données est définie par le cabinet LEXCEL AVOCAT au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur lui. Elle est fixée dans le cadre de sa politique de durée de conservation.
Passés les délais fixés dans ladite politique, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usage statistique.
Il est rappelé aux clients et contacts que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que le cabinet n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.
Droit d’accès (droit de copie)
Les clients et contacts disposent d’un droit de demander au cabinet LEXCEL AVOCAT la confirmation que des données les concernant sont ou non traitées.
Les clients et contacts disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :
– la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité, à jour
– la demande doit être formulée par courriel
Les clients et contacts ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès du cabinet LEXCEL AVOCAT . Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, le cabinet pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les clients et contacts.
Si les clients et contacts présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées leur seront fournies sous une forme électronique d’usage courant.
Les clients et contacts sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication. Ce droit ne peut en aucun cas permettre d’accéder à des documents et des pièces confiées au cabinet et qui sont soumises au secret professionnel.
Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le Cabinet.
Droit à l’effacement
Le droit à l’effacement des clients et contacts ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.
En dehors de cette situation, les clients et contacts pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :
– lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
– lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
– lorsque la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le cabinet LEXCEL AVOCAT et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
– lorsque la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
– lorsque les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.
Droit à la limitation
Les clients et contacts sont informés que ce droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement opéré par le cabinet LEXCEL AVOCAT est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution du contrat commercial.
Décision individuelle automatisée
Le cabinet LEXCEL AVOCAT ne procède pas à des décisions individuelles automatisées.
Droit post mortem
Les clients et contacts sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique.
Justification
Pour l’ensemble des droits mentionnés dont bénéficie le client ou le contact et conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, vous êtes informés qu’il s’agit de droits de nature individuelle qui ne peuvent être exercés que par la personne concernée relativement à ses propres informations. Pour satisfaire à cette obligation, nous vérifierons l’identité de la personne concernée.
Droit d’usage
Le cabinet LEXCEL AVOCAT se voit conférer par les clients et contacts un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.
Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse demeurent sa propriété exclusive (analyse d’usage, statistiques, etc.).
Sous traitance
Le cabinet LEXCEL AVOCAT informe ses clients et contacts qu’il pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.
Dans ce cas, le cabinet s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.
Sécurité
Il appartient au cabinet LEXCEL AVOCAT de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physique ou logique, qu’il estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.
Parmi ces mesures figurent principalement :
– l’utilisation de mesures de sécurité pour l’accès aux locaux
– la sécurité de l’accès à nos postes informatiques et smartphones
– login et password pour toutes nos applications métiers
– la gestion des habilitations pour l’accès aux données
Pour ce faire, le cabinet LEXCEL AVOCAT peut se faire assister de tout tiers de son choix.
Délégué à la protection des données
Le cabinet LEXCEL AVOCAT a désigné un Délégué à la protection des données personnelles.
Il s'agit de :
Me Alexandre JELEZNOV
2, avenue Vercingétorix, 33000 BORDEAUX
Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL
Les clients et contacts concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, à savoir la CNIL, s’ils estiment que le traitement de données à caractère personnel les concernant n’est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :
CNIL – Service des plaintes
3, place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22